Hoeveel hebben we te besteden?
Allereerst een vraag aan jullie zelf: wat is het beschikbare budget? Maak een begroting en reserveer ongeveer 40% van je budget voor locatie inclusief catering. Een percentage is natuurlijk een indicatie, want de kosten van de locatie zijn sterk afhankelijk van jullie wensen met betrekking tot datum van de bruiloft, aantal gasten maar ook de ligging van de locatie. Het is eeuwig zonde om de perfecte trouwlocatie tegen het lijf te lopen om er vervolgens achter te komen dat het financieel niet haalbaar is. Bedenk dat ruim begroten altijd beter is dan te krap begroten. En met een beetje geluk houden jullie zelfs geld over waarmee weer andere zaken bekostigd kunnen worden.
Wat is de ideale trouwdatum?
Hebben jullie een specifieke datum op het oog? Bijvoorbeeld de trouwdatum van iemands ouders of misschien een verjaardag. Dan is een locatie zoeken een grotere uitdaging dan wanneer de datum niets uitmaakt. We adviseren dan ook om een maand te kiezen en binnen die maand een aantal optionele dagen te prikken. Houd niet te erg vast aan een datum wanneer dit betekent dat je niet kunt trouwen op je droomlocatie.
Wat zijn onze prioriteiten?
Zorg ervoor dat jullie voor een gesprek voor jezelf duidelijk hebt waar jullie prioriteiten liggen. Gaan jullie wild op entertainment en willen jullie zowel een photobooth als een karaoke machine en ook nog een hoop games? Dan moet er in de ruimte voldoende stroomcapaciteit aanwezig zijn. Vinden jullie een groot feest belangrijk? Dan moet er op z’n minst een grote, mooie ruimte met dansvloer (te realiseren) zijn binnen de locatie. Willen jullie een band of dj boeken? Check dan of dit een mogelijkheid is. Niet helemaal van deze tijd, maar heel soms dien je gebruik te maken van de in-house dj of band. Check dan meteen welke restricties de locatie hanteert met betrekking tot geluid. Oftewel: hoe hard mag er muziek worden gemaakt en tot hoe laat?
Wat zijn de regels met betrekking tot decoratie?
Sommige locaties zijn heel relaxed en laten je overal decoratie ophangen, neerzetten en bevestigen. Maar andere locaties zijn wat voorzichtiger met hun muren en vloeren. Check wat wel en niet mogelijk is. Ook navraag over het branden van kaarsen of het opzetten van tenten past in dit rijtje.
Wie verzorgt de catering?
Wanneer het mogelijk is de locatie jullie catering te laten verzorgen is dat meestal een goed idee. Vaak betaal je dan geen (volledige) huur voor de locatie. Vraag wat het aanbod is, ook met betrekking tot allergieën en vegetarische of veganistische opties. Als je ervoor kiest je eigen catering te regelen vraag dan na of dat een optie is. En zo ja, of er faciliteiten aanwezig zijn voor jullie cateraar. Is er elektriciteit en stromend water? Kookmogelijkheden? Een afwasmachine en genoeg werkruimte? Als alles nog moet worden ingehuurd kan dit grote gevolgen hebben voor jullie budget. Wanneer de locatie de drank verzorgd vraag dan of jullie het aanbod mogen bepalen. Vaak beslist een bruidspaar om het sterke drank aanbod weg te laten om de kosten te drukken. Niet geheel onbelangrijk: check of de locatie überhaupt alcohol mag schenken. Better safe than sorry.
Wie verzorgt wat?
Wie zet de tafels klaar? Wie decoreert de ceremonie stoelen? Wie zorgt ervoor dat de ruimte waar gedineerd wordt ‘s avonds wordt omgetoverd tot dansvloer? Kortom: welke diensten zitten inbegrepen bij de huurprijs? Dit geldt natuurlijk ook voor de materialen. Kunnen jullie de stoelen en het servies van de locatie gebruiken? Kost dit extra? Locaties willen nog wel eens extra geld vragen voor kleine, op het eerste oog onbelangrijke, handelingen. Maak hier goede afspraken over. Je hebt namelijk geen zin om op de mooiste dag van je leven zelf met tafels te gaan sjouwen.
Is er voldoende toilet capaciteit?
Niet meteen het eerste waar je aan denkt bij het zoeken naar de perfecte locatie. Maar toilet capaciteit is niet geheel onbelangrijk. Je wilt jullie perfecte dag immers ook aangenaam maken voor jullie gasten. En wat dacht je van jezelf? Als bruid(egom) in de rij moeten staan om te kunnen plassen is nou niet bepaald romantisch. Zijn er te weinig toiletten? Dan is het inhuren van een toiletwagen het overwegen waard. Check dan wel of deze ergens buiten kan staan.
Worden er op 1 dag meer events georganiseerd?
Wanneer de locatie meerdere events op 1 dag organiseert is het raadzaam te vragen hoe zij hiermee omgaan? Je wilt natuurlijk graag een team aan personeel dat uitsluitend voor jullie werkt. Is dit zo? En zo niet, hoe garandeert de locatie dat er geen gaten vallen in de service?
Hoe om te gaan met vervoer?
Is er voldoende parkeergelegenheid voor jullie en jullie gasten? Is dit niet het geval? Zijn er dan shuttle mogelijkheden vanaf een parkeerplaats dichtbij?
Wie zijn onze contactpersonen?
Met wie hebben jullie / jullie mensen gedurende de voorbereiding, trouwdag en afhandeling van doen? Wat zijn hun namen en functies? Hoe komen jullie met hen in contact. Neem al deze mensen mee in het draaiboek. Kortom: zorg dat ze van alle kanten aan het werk gezet kunnen worden zodra dit nodig is. ;)
Is er een slecht weer plan?
Zijn jullie van plan jullie bruiloft buiten bij een locatie te vieren? Check dan wat het slecht weer plan is en neem geen genoegen met een ‘ja, dan gaan jullie naar binnen’. Check de binnenlocatie en kijk of deze ook voldoet aan jullie wensen.
Kunnen we andere leveranciers vragen?
Stel: jullie willen graag zelf zorgen voor een hapje bij de koffie. Mag dit? Sommige locaties verwachten dat catering volledig bij hen wordt afgenomen wanneer je bij hen huurt. Misschien werken zij met een vaste bloemenleverancier. Mogen jullie dan toch zelf iemand aandragen? Maak hier goede afspraken over en voorkom dat je de hoofdprijs betaalt.
Werk je met een locatie die vaker bruiloften organiseert? Dan is de kans groot dat al deze vragen naar wens beantwoord worden. Sterker nog: je zult deze vragen dan misschien niet eens hoeven te stellen. Maar het kan natuurlijk nooit kwaad goed voorbereid te zijn.
Rock on!
Marike & Rob
